Registrazione e partecipazione all'evento
“GCFE 100 anni - Passione che muove il futuro”
 

21 ottobre 2026 | Villa Miani, Via Trionfale 151, Roma 

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”. 

La presente informativa descrive le modalità con le quali saranno trattati i dati personali nell’ambito dell’invito, della registrazione e della partecipazione all’evento “GCFE 100 anni - Passione che muove il futuro”, che si svolgerà il 21 ottobre 2026 presso Villa Miani, Via Trionfale 151, Roma. 

L’evento, accessibile esclusivamente su invito e riservato a persone maggiorenni, celebra i cento anni di storia, visione e innovazione di Generale Costruzioni Ferroviarie Elettriche S.p.A. 

La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti effettuati in relazione all’organizzazione e allo svolgimento dell’evento e non sostituisce la privacy policy generale del sito istituzionale di GCFE.

1. Titolare del trattamento 

Il Titolare del trattamento è: 

Generale Costruzioni Ferroviarie Elettriche S.p.A. - GCFE 
Via Federico Fellini, 4 
20097 San Donato Milanese (MI) 
E-mail per informazioni relative all’evento: 
comunicazione@gcfe.it 
E-mail per le richieste relative alla protezione dei dati personali e per l’esercizio dei diritti:
privacy@gcfe.it
 

2. Provenienza dei dati utilizzati per l’invito

I dati personali utilizzati per predisporre e inviare l’invito sono già nella disponibilità di GCFE e sono stati acquisiti nell’ambito di rapporti professionali, istituzionali o commerciali intercorrenti con l’interessato o con l’azienda od organizzazione di appartenenza. 

I dati potranno essere stati forniti direttamente dall’interessato oppure acquisiti nell’ambito delle relazioni professionali intrattenute da GCFE. 

Nel portale di registrazione potranno essere precompilati: 

• nome; 
• cognome; 
• indirizzo e-mail; 
• azienda od organizzazione di appartenenza. 

L’interessato è invitato a verificare la correttezza dei dati e a segnalarne l’eventuale inesattezza.
 

3. Categorie di dati personali trattati

Nell’ambito dell’organizzazione e dello svolgimento dell’evento potranno essere trattati i seguenti dati personali: 

• nome e cognome; 
• indirizzo e-mail; 
• azienda od organizzazione di appartenenza; 
• conferma o rifiuto della partecipazione; 
• numero di telefono, quando volontariamente fornito; 
• eventuali allergie o intolleranze alimentari, quando volontariamente comunicate; 
• informazioni relative alla registrazione, all’accredito e alla partecipazione; 
• QR code, pass o altro identificativo utilizzato per l’accesso all’evento; 
• informazioni relative all’annullamento della registrazione; 
• fotografie e riprese audiovisive realizzate durante l’evento; 
• dati tecnici e log necessari al funzionamento e alla sicurezza del portale, quali indirizzo IP, data e ora delle operazioni effettuate.
 

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

4.1 Invio dell’invito 

I dati saranno trattati per: 

• predisporre e inviare l’invito; 
• consentire l’accesso al portale di registrazione; 
• identificare correttamente il destinatario dell’invito; 
• gestire eventuali comunicazioni preliminari relative all’evento. 

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di GCFE all’organizzazione dell’evento celebrativo e alla gestione dei propri rapporti professionali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

4.2 Registrazione e gestione della partecipazione

I dati saranno trattati per: 

• raccogliere la conferma o il rifiuto della partecipazione; 
• gestire l’elenco degli invitati e dei partecipanti; 
• consentire l’annullamento o la modifica della registrazione; 
• predisporre e gestire accrediti, QR code o pass di accesso; 
• inviare promemoria in prossimità dell’evento; 
• inviare comunicazioni organizzative e logistiche; 
• fornire assistenza prima e durante l’evento; 
• organizzare l’accoglienza e l’accesso alla sede; 
• verificare l’effettiva partecipazione; 
• elaborare resoconti sul numero complessivo degli iscritti e dei partecipanti.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di GCFE alla corretta organizzazione e gestione dell’evento, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

Le statistiche relative all’evento potranno essere conservate in forma aggregata o anonima, senza consentire l’identificazione dei singoli partecipanti.

4.3 Comunicazioni telefoniche

Il numero di telefono, quando volontariamente fornito, potrà essere utilizzato esclusivamente per comunicazioni urgenti, organizzative o logistiche relative all’evento. 

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di GCFE alla corretta organizzazione dell’evento, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR. 

Il numero di telefono non sarà utilizzato per finalità commerciali, promozionali o di marketing.

4.4 Allergie e intolleranze alimentari

Le eventuali informazioni relative ad allergie o intolleranze alimentari saranno trattate esclusivamente per predisporre un servizio di ristorazione adeguato alle esigenze del partecipante. 

Poiché tali informazioni possono comprendere dati relativi alla salute e, pertanto, appartenenti alle categorie particolari di dati personali, il trattamento sarà effettuato sulla base del consenso esplicito dell’interessato, ai sensi degli articoli 6, paragrafo 1, lettera a), e 9, paragrafo 2, lettera a), GDPR. 

Il conferimento di tali informazioni è facoltativo. L’interessato è invitato a indicare esclusivamente le informazioni strettamente necessarie alla predisposizione del pasto, senza inserire diagnosi, certificazioni mediche o ulteriori informazioni sanitarie non pertinenti. 

Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4.5 Fotografie e riprese audiovisive

Durante l’evento potranno essere realizzate fotografie e riprese audiovisive allo scopo di documentare e comunicare l’iniziativa e le celebrazioni per i cento anni di GCFE. 

Previo consenso dell’interessato, le immagini e le riprese nelle quali il partecipante risulti identificato o riconoscibile potranno essere selezionate, riprodotte, pubblicate e diffuse attraverso:

• il sito internet istituzionale di GCFE; 
• i profili social ufficiali di GCFE; 
• comunicati stampa; 
• materiali informativi e istituzionali; 
• presentazioni e pubblicazioni aziendali; 
• altri canali di comunicazione riconducibili a GCFE e strettamente connessi all’evento o alla celebrazione del centenario.

La base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR. 

Il consenso è facoltativo e potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. 

Il mancato conferimento del consenso non impedirà la registrazione e la partecipazione all’evento. 

GCFE e i soggetti incaricati adotteranno misure organizzative ragionevoli per tenere conto dell’eventuale mancato consenso, evitando, per quanto possibile, la selezione e la pubblicazione di primi piani o immagini nelle quali il partecipante costituisca il soggetto principale. Durante l’evento potranno comunque essere realizzate riprese generali, panoramiche o di contesto, nelle quali i partecipanti appaiano in modo occasionale e non costituiscano il soggetto principale della rappresentazione. Tali riprese saranno realizzate e utilizzate nel rispetto della normativa applicabile e dei diritti, della dignità e della riservatezza delle persone presenti. 

La pubblicazione sui social network comporta la possibilità che le immagini siano visualizzate, condivise o ulteriormente trattate da un numero indeterminato di utenti. I gestori delle piattaforme social potranno trattare i dati secondo le rispettive condizioni di utilizzo e informative privacy.

4.6 Sicurezza, obblighi di legge e tutela dei diritti

I dati potranno essere trattati per: 

• garantire la sicurezza del portale e dell’evento; 
• prevenire accessi o utilizzi non autorizzati;
• adempiere a obblighi previsti dalla legge o da provvedimenti delle autorità; 
• accertare, esercitare o difendere un diritto di GCFE o di terzi; 
• gestire eventuali contestazioni, richieste o incidenti. 

Le basi giuridiche sono l’adempimento di obblighi legali e il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f), GDPR.
 

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento di nome, cognome, indirizzo e-mail, azienda di appartenenza e conferma o rifiuto della partecipazione è necessario per gestire l’invito, completare la registrazione e consentire la partecipazione all’evento. 

Il mancato conferimento dei dati necessari non consentirà di completare correttamente la registrazione. 

Il conferimento del numero di telefono è facoltativo. Il mancato conferimento non impedisce la registrazione, ma potrebbe rendere più difficile contattare il partecipante in caso di comunicazioni urgenti. 

Il conferimento delle informazioni relative ad allergie e intolleranze è facoltativo. Il mancato conferimento non impedisce la partecipazione, ma potrebbe non consentire la predisposizione di un servizio di ristorazione personalizzato. 

Il consenso all’utilizzo delle fotografie e delle riprese audiovisive nelle quali il partecipante risulti riconoscibile è facoltativo. Il mancato rilascio del consenso non impedisce la registrazione o la partecipazione all’evento.
 

6. Modalità del trattamento

Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici, telematici ed eventualmente cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione. 

Saranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da:

• perdita; 
• distruzione; 
• modifica; 
• divulgazione non autorizzata; 
• accesso accidentale o illecito; 
• utilizzi non conformi alle finalità dichiarate. 

L’accesso ai dati sarà consentito esclusivamente al personale autorizzato e ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità per lo svolgimento delle attività loro affidate.
 

7. Responsabilità del trattamento

Per lo svolgimento delle attività di segreteria organizzativa, gestione degli inviti, delle registrazioni, degli accrediti e dell’assistenza ai partecipanti, GCFE si avvale di: 

Victory Communication S.r.l. 
Via G. Borgazzi, 89 
20900 Monza (MB) 
P. IVA 03031560968 
E-mail: segreteria@victorycommunication.it 
Telefono: +39 039 2148370 

Victory Communication S.r.l. tratta i dati personali per conto di GCFE in qualità di Responsabile del trattamento, ai sensi dell’articolo 28 GDPR, esclusivamente per lo svolgimento delle attività strettamente connesse all’organizzazione e alla gestione dell’evento. 

In particolare, Victory Communication S.r.l. potrà trattare i dati per: 

• predisporre e inviare gli inviti; 
• inviare promemoria in prossimità dell’evento; 
• gestire il portale di registrazione; 
• raccogliere le conferme o i rifiuti di partecipazione; 
• gestire le richieste di modifica o annullamento della registrazione; 
• gestire gli accrediti, i QR code e i pass di accesso; 
• inviare comunicazioni logistiche e organizzative; 
• fornire assistenza agli invitati e ai partecipanti; 
• supportare l’organizzazione del servizio di catering; 
• predisporre gli elenchi necessari alla gestione dell’evento; 
• elaborare resoconti relativi agli iscritti e ai partecipanti. 

Victory Communication S.r.l. tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate impartite da GCFE e non può utilizzarli per finalità proprie, commerciali, promozionali o comunque estranee all’organizzazione dell’evento. 

Il rapporto tra GCFE e Victory Communication S.r.l. è disciplinato da uno specifico atto di nomina a Responsabile del trattamento, ai sensi dell’articolo 28 GDPR.
 

8. Destinatari e categorie di soggetti coinvolti

I dati personali potranno essere trattati, nei limiti delle rispettive competenze, da: 

• personale autorizzato di GCFE; 
• personale autorizzato di Victory Communication S.r.l.; 
• fornitori di servizi informatici; 
• fornitori incaricati dello sviluppo, dell’hosting, della manutenzione e dell’assistenza tecnica del portale; 
• fornitori dei servizi di invio delle comunicazioni e-mail; 
• personale incaricato dell’accoglienza e della gestione degli accrediti; 
• personale addetto alla sicurezza e al controllo degli accessi; 
• gestori e personale della sede dell’evento; 
• fornitori del servizio di catering; 
• fotografi, videomaker e fornitori incaricati della produzione e postproduzione dei contenuti; 
• consulenti, professionisti e soggetti incaricati di prestare assistenza legale, organizzativa o tecnica; 
• autorità pubbliche o altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge. 

I soggetti che trattano dati per conto di GCFE o di Victory Communication S.r.l. saranno nominati, quando necessario, Responsabili o sub-responsabili del trattamento e saranno vincolati da obblighi di riservatezza, sicurezza e rispetto delle istruzioni ricevute.

Le informazioni relative ad allergie e intolleranze saranno accessibili esclusivamente ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità e saranno comunicate al catering o al personale incaricato nella misura strettamente necessaria alla predisposizione dei pasti. 

L’elenco nominativo aggiornato dei Responsabili e dei sub-responsabili del trattamento potrà essere richiesto a GCFE. 

I dati non saranno venduti, diffusi o utilizzati per newsletter, marketing, profilazione o inviti a futuri eventi, fatto salvo l’utilizzo delle fotografie e delle riprese audiovisive nei limiti indicati nella presente informativa e sulla base del consenso raccolto.
 

9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Qualora l’utilizzo di fornitori, piattaforme informatiche o social network comporti un trasferimento di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato nel rispetto degli articoli 44 e seguenti GDPR. 

In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base: 

• di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea; GCFE 100 ANNI
• delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea; 
• di altre garanzie adeguate previste dalla normativa applicabile.

Ulteriori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie adottate potranno essere richieste a GCFE.*
 

10. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. 

In particolare: 
• i dati relativi agli inviti, alle registrazioni, agli accrediti e alla partecipazione saranno conservati per un periodo massimo di sei mesi dalla conclusione dell’evento; 
• il numero di telefono sarà cancellato entro trenta giorni dalla conclusione dell’evento, salvo esigenze organizzative, richieste o contestazioni ancora in corso; 
• le informazioni relative ad allergie e intolleranze alimentari saranno cancellate entro trenta giorni dalla conclusione dell’evento, salvo che la conservazione sia necessaria per gestire un incidente, una richiesta o una contestazione; 
• i log tecnici e di sicurezza potranno essere conservati per un periodo massimo di sei mesi, salvo necessità di accertare anomalie, accessi non autorizzati o incidenti informatici; 
• le fotografie e le riprese audiovisive selezionate per finalità istituzionali e di comunicazione potranno essere conservate per un periodo massimo di cinque anni, salvo revoca del consenso o necessità di conservazione nell’archivio storico aziendale, da valutare nel rispetto della normativa applicabile; 
• i dati necessari per adempiere a obblighi di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto potranno essere conservati per il diverso periodo richiesto dalla normativa applicabile. 

Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, resi anonimi o conservati esclusivamente quando ciò sia necessario per adempiere a un obbligo di legge. 

I dati relativi al numero complessivo degli iscritti e dei partecipanti potranno essere conservati senza limiti di tempo in forma aggregata e anonima.
 

11. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti: 

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano; 
• accedere ai propri dati personali;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; 
• chiedere la cancellazione dei dati; 
• chiedere la limitazione del trattamento; 
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare;
• ottenere la portabilità dei dati, quando applicabile; 
• revocare in qualsiasi momento i consensi prestati; 
• conoscere i destinatari ai quali i dati sono stati comunicati; 
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali; 
• agire nelle competenti sedi giudiziarie. 

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. 
Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere inviate a: 
privacy@gcfe.it 
Per le sole informazioni organizzative relative all’evento è possibile contattare: 
comunicazione@gcfe.it 
oppure: 
segreteria@victorycommunication.it
 

12. Processi decisionali automatizzati e profilazione

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati né per attività di profilazione 
 

13. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata qualora intervengano modifiche nelle modalità di organizzazione dell’evento, nei trattamenti effettuati, nei fornitori coinvolti o nella normativa applicabile.

Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate agli interessati attraverso il portale di registrazione o tramite l’indirizzo e-mail utilizzato per l’invito.

Ultimo aggiornamento: 29 luglio 2026